人員キャパ・需要 ギャップ分析表 / Workforce Capacity and Demand Gap Analysis Worksheet

「来週の依頼、もう少し引き受けても大丈夫かな。」

受注の予定を見ながら、メンバーのシフトとにらめっこ。

少人数のチームでは、一人ひとりの予定が変わるだけでも、

仕事の進み方が気になりますよね。

忙しくなりそうだとは感じていても、

どの週に、どれくらい手が足りないのかをつかむのは難しいものです。

そんな週ごとの段取りを考えるときに役立つのが、

Excelの「人員キャパ・需要 ギャップ分析表」です。

作業の種類ごとに、予定している件数と1件あたりの標準時間を入力すると、

必要な作業時間の合計を算出。

担当者ごとの稼働可能時間と比べて、

週ごとの余力や不足を確認できます。

担当者やスキルも整理しながら、仕事の振り分けを考えられます。

たとえば、件数だけを見れば余裕がありそうな週でも、

時間のかかる作業が重なると、人手が足りなくなるかもしれません。

必要な時間と使える時間を並べることで、

そうした見落としにも早めに気づきやすくなります。

「シフトを調整できそうか」「一部を外注しようか」

「納期を相談するなら、今のうちかもしれない」

残業で補う案も含めて対策を比べながら、

チームに合った進め方を検討できます。

次の受注を決める前や、翌週のシフトを組む前に。

数字を見ながら相談する時間が、先々の段取りを整える助けになります。

メンバーの負担にも目を配りながら、引き受ける仕事を考えたい。

そんな管理者の方の日々の判断を支える分析表です。

マクロを使わないExcelファイル（.xlsx）です。

対応環境：Excel 2019／2021／2024／Microsoft 365

算出結果は、入力した条件に基づく意思決定の参考値としてご利用ください。

お仕事の依頼は下記メールまで

[email protected]

It's Monday morning, and you're looking over the week's incoming orders.

Your small team already has plenty to do, and before you take on more,

you want to know whether there are enough working hours to get it all done.

A list of jobs tells you what's coming, but it can be harder to see

how much time those jobs will actually need.

Team Capacity & Demand Gap Analysis is an Excel workbook that helps you

put those hours into perspective. Enter the expected number of jobs

and the standard time for each type of work, then add each team member's

available hours. The workbook calculates the hours required and compares

them with capacity, showing the surplus or shortfall for each week.

You can also keep track of skills and possible actions as you plan.

Then an extra order comes in, or someone's availability changes.

What looked manageable may now leave next week short of time.

With the gap in view, you can consider adjusting shifts, arranging overtime,

outsourcing some work, or discussing a different delivery date.

It gives you a clearer starting point for comparing the options

before making a commitment.

When you sit down with your team, you have something concrete to talk through:

the work ahead, the hours available, and where a little extra help may be needed.

Whether you're reviewing orders or planning the next round of shifts,

this workbook helps you spot staffing gaps early and make a more considered plan.

The figures are planning estimates to support your judgment.

Provided as a macro-free .xlsx workbook for Excel 2019, 2021, 2024,

and Microsoft 365.

For work inquiries or collaborations, please feel free to contact me at the email address below.

[email protected]