中小企業のためのAI業務棚卸しシート｜どの業務からAIを入れるかを、感覚ではなく数字で決めるExcel【自動計算・ROI試算つき】

## 中小企業のためのAI業務棚卸しシート

**「AIを入れたい。でも、うちのどの業務に入れればいいのか分からない」**

そこで止まっている会社のためのExcelです。社内の業務を書き出して数字を入れるだけで、AI適性スコア・優先順位・投資回収月数まで自動で出ます。所要60〜90分。

つくったのは、小規模メーカーを経営している現役の経営者です。自社の業務整理に使っているものと、同じ構成のシートです。

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### こんな方に

- 生成AIを導入したいが、自社のどの業務から手を付けるべきか決められない

- 「効率化しよう」と言われても、何がどれだけ時間を食っているかを数えたことがない

- 経営会議・稟議で「で、いくら効果があるの?」に答えられる数字がほしい

- コンサルタントに頼むほどではないが、自分たちだけで整理する型がほしい

- 情シスがいない。社長か総務が兼任している

- AIに向く業務と向かない業務の線引きが、感覚でしかできていない

逆に、**すでに導入業務が決まっていて実装フェーズに入っている方には不要**です。これは「決める前」のためのシートです。

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### 収録内容（全5シート）

#### シート1｜はじめに

このシートで何が分かるか、5ステップの使い方（所要60〜90分）、入力するセルと触ってはいけないセルの見分け方（黄色＝前提条件の入力／白＝業務の入力／水色＝自動計算／グレー＝削除する記入例）、うまくいくコツ4点。

#### シート2｜業務棚卸し（中核シート）

1行1業務で入力する、全16列の棚卸し表です。

**入力する列**：業務ID／部門／業務名／業務内容の具体的な中身／発生頻度／1回あたり所要時間（分）／担当人数／業務の性質／扱う情報の機密度／自動化難易度／想定削減率

**自動計算される列**：月間総工数（時間）／AI適性スコア（0〜10点）／月間削減時間（時間）／年間削減金額（円）／優先度ランク（S・A・B・C）

**プルダウン式で入力できる列（4種）**

- 発生頻度：毎日／週1／月1／四半期／不定期

- 業務の性質：定型入力／文章作成／情報検索・要約／判断を伴う／対人対応／計算・集計

- 扱う情報の機密度：公開可／社内限／個人情報を含む／機密

- 自動化難易度：低／中／高

**記入例を8業務ぶん収録**しています。見積書作成／問い合わせメール返信／日報の集計／議事録作成／請求書の突合／採用応募者への返信／在庫の棚卸し集計／SNS投稿文の作成。中小企業で実際に候補に挙がる業務ばかりです。行ごと削除して使えます。

記入例の下に**空欄20行**を用意しており、数式とプルダウンは設定済みです。合計28業務まで、そのまま入力できます（最終行のコピーで増やせます）。最下部に合計・平均行（月間総工数の合計、AI適性スコアの平均、月間削減時間の合計、年間削減金額の合計、Sランク・Aランクの件数）が入ります。

AI適性スコアが8.0以上の業務は自動で赤く強調されます。

#### シート3｜優先度マトリクス（全自動）

シート2の入力から自動生成されます。手入力するのは判定のしきい値1箇所だけです。

**4象限による分類**

| 象限 | 判定条件 | とるべきアクション |

|---|---|---|

| 即着手 | インパクト大 × 難易度 低〜中 | 今すぐ着手。ここから1つ選ぶ |

| 計画的に着手 | インパクト大 × 難易度 高 | 予算・担当・期限を決めて進める |

| 小さく試す | インパクト小 × 難易度 低〜中 | 社内のAI慣れを作る練習台に |

| 今はやらない | インパクト小 × 難易度 高 | やらない判断を明確にする |

各象限の**該当件数・月間削減時間合計・年間削減金額合計**が自動集計され、4象限マップとして視覚的にも表示されます。

さらに**優先度ランキング（上位5業務）**が自動で並びます。総合スコアは、AI適性スコア（40点満点換算）＋月間削減時間（40点満点換算）＋自動化難易度による加点（低20／中12／高4）の100点満点で算出しています。計算根拠はシート上に明記してあるので、社内で説明できます。

#### シート4｜投資対効果（ROI）

黄色のセルに自社の前提を入れると、投資回収月数まで自動で出ます。

**入力する前提（4項目）**：想定人件費（時給）／AIツール月額費用／外部委託費用／導入にかかる初期工数

**自動計算される項目（9項目）**：月間削減時間の合計／月間削減金額／年間削減金額／月間ランニングコスト／月間純効果／初期導入コスト／**投資回収月数**／1年後の累計効果／年間ROI（％）

**12ヶ月の累計効果シミュレーション表**（1〜12ヶ月の累計削減金額・累計コスト・累計純効果・回収済み／未回収の判定）も自動で入ります。何ヶ月目に黒字転換するかが一目で分かるので、そのまま稟議・経営会議の資料になります。

なお本シートには、「削減した時間がそのまま現金として浮くわけではない」という注記を明記しています。盛った数字で稟議を通すと後で追及されるためです。

#### シート5｜AI適性の判定基準

スコア計算のマスタ表であり、**そのまま社内の判断基準として読める解説資料**です。

- **業務の性質と基礎スコア**（6種類）：定型入力・文章作成・情報検索・要約・計算・集計・対人対応・判断を伴う。それぞれについて「なぜAI適性が高い／低いのか」と「任せ方のコツ・注意点」を明記

- **発生頻度**（5種類）：月間換算回数と加点、その考え方

- **扱う情報の機密度**（4段階）：減点／外部AIサービスへの入力可否／注意点

- **自動化難易度**（3段階）：優先度加点／判断の目安／想定される進め方

- **AI適性スコアの計算ロジック**：計算式と、なぜ性質に1.5倍の重みを置くのか・なぜ頻度で加点し機密度で減点するのか、スコアの読み方、優先度ランクとの違い

- **外部AIサービスに入力してはいけない情報の例（8項目）**：顧客名簿、履歴書・評価シート・給与、患者カルテ、単価表・原価、未公開の設計図・レシピ・製造条件、NDA対象文書、口座番号・パスワード、他社から預かっているデータ

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### 使い方の流れ（所要60〜90分）

1. **洗い出す（20〜30分）** シート2に、1行1業務で20〜30業務を書き出す。「毎日やっているのに誰も時間を数えていない作業」を優先して拾う

2. **数字を入れる（20〜30分）** 発生頻度・1回あたり所要時間・担当人数を入力。正確な計測は不要。体感の±20%で判断できます

3. **性質と機密度を選ぶ（10分）** プルダウンから選ぶだけ。AI適性スコアが自動で出ます

4. **優先順位を確認する（10分）** シート3を開く。4象限と上位5業務が自動表示。「即着手」に入った業務が、最初に手を付けるべき業務です

5. **投資対効果を出す（10分）** シート4に時給・ツール月額・初期工数を入れる。投資回収月数と1年後の累計効果が出ます

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### よくある質問

**Q1. Excelのバージョンは何が必要ですか。**

一般的な関数（IF／INDEX／MATCH／COUNTIF／SUMIF／LARGE／ROUND等）のみで作っています。マクロ（VBA）は使用していないため、セキュリティ設定でマクロを無効にしている環境でもそのまま開けます。Googleスプレッドシートにインポートした場合、プルダウンや条件付き書式の表示が一部変わることがあります。Excelでのご利用を推奨します。

**Q2. 何業務まで入力できますか。**

初期状態で28行（記入例8業務＋空欄20行）です。最終行をコピーして下に貼り付ければ、数式とプルダウンごと増やせます。ただし、最初は20業務でも十分に「次の一手」は決まります。

**Q3. 業務にかかっている時間を正確に測っていません。使えますか。**

使えます。シート本文にも書いていますが、正確な計測は不要です。体感の±20%で判断は十分に変わりません。むしろ計測から始めると、そこで止まります。

**Q4. AI適性スコアの計算根拠は分かりますか。**

シート5に計算式と、その設計思想（なぜ性質に1.5倍の重みを置くのか等）を全て明記しています。数値を変更すれば自社の基準に合わせて調整もできます。社内で「なぜこの順番なのか」と聞かれたときに、そのまま答えられる形にしてあります。

**Q5. ツールの使い方やプロンプトの書き方は載っていますか。**

載っていません。本シートは「どの業務に入れるかを決める」ためのものです。個別ツールの操作手順は含みません。

**Q6. 社内で複製して配ってもいいですか。**

はい。購入者の社内（同一法人内）での複製・編集・利用は自由です。再配布・転売・第三者への譲渡は禁止しています（詳細は下記）。

**Q7. 商品Eの「社内AI利用ルールひな形」との違いは何ですか。**

本シート（商品D）は**どの業務にAIを入れるかを決める**ためのもの、商品Eは**入れると決めた後に社内のルールを整えて運用に乗せる**ためのものです。順番としては D → E です。両方をお使いいただくと、業務の特定から社内規程の整備までがつながります。

**Q8. 購入後のサポートはありますか。**

本商品はファイル単体の販売であり、個別のコンサルティング・導入支援は含みません。記入したシートをもとにした診断が必要な場合は、別途「AI業務棚卸し診断レポート」をご用意しています。

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### 免責事項・著作権

**免責事項**

本シートは業務整理を支援するものであり、税務・法務・労務の個別判断を行うものではありません。具体的な税務・法務・労務のご判断は、必ず税理士・弁護士・社会保険労務士等の有資格者にご相談ください。本シートの算出結果は入力された前提条件に基づく試算であり、実際の効果を保証するものではありません。本シートの利用により生じた損害について、著作者は責任を負いません。

**著作権・再配布の禁止**

© 実装ラボ（Jissou Lab）

本ファイルの再配布・転売・二次販売、および有償無償を問わない第三者への譲渡を禁じます。本ファイルの内容を自己の著作物として公開すること、およびコンサルティング・研修等の商材として第三者に提供することを禁じます。購入者の社内（同一法人内）での複製・編集・利用は自由です。

**商品仕様**

ファイル形式：ZIP（解凍すると Excel .xlsx と「はじめにお読みください.txt」が入っています）／全5シート／マクロなし

Version 1.0

発行：実装ラボ（Jissou Lab）