Office業務ファイル棚卸しツール Standard版｜Access・Excel中心の業務ファイル台帳を自動作成

社内フォルダに、何が残っているか分かりますか？

Office業務ファイル棚卸しツールは、指定したフォルダやドライブをスキャンし、Access・Excelを中心とした業務ファイルを一覧化するWindows向けツールです。

ファイルを1つずつ開いて確認する前に、

「どこに、何があり、どれから確認した方がよいか」

を整理します。

スキャン結果は画面上で確認できるほか、そのまま確認・共有に使えるExcel棚卸しレポートとして出力できます。

担当者の異動・退職、共有フォルダ整理、PC・Office環境移行、既存Access・Excelの調査前などにご利用いただけます。

こんなときに

・共有フォルダにAccessやExcelが大量に残っている

・担当者の異動・退職前に業務ファイルを確認したい

・Dドライブや外付けドライブ全体を棚卸ししたい

・古いOfficeファイルがどこにあるか確認したい

・マクロを格納できる形式のファイルを洗い出したい

・似た名前・同名のファイルを確認したい

・Access／Excelを詳しく調べる前に対象を絞りたい

主な機能

指定したフォルダ配下をスキャンし、以下の情報を整理します。

対象ファイル

Access、Excel、Word、PowerPointを中心に、PDF、CSV、TXT、ZIPなども存在把握の対象とします。

確認できる内容

ファイル名、ファイル種別、格納場所、サイズ、作成日時、更新日時、旧形式候補、マクロ格納可能形式、未更新候補、重複候補、確認優先度、確認理由、Access／Excel詳細調査候補など。

「危険」「不要」を自動判定するツールではありません

本ツールは、ファイルの削除可否や業務上の重要性を自動で断定するものではありません。

確認優先度と、その理由を整理して、人が確認するための入口を作るツールです。

自動削除・自動移動・自動リネームは行いません。

Excel棚卸しレポート

スキャン結果から、10シート構成のExcelレポートを作成します。

【Summary】

全体のファイル件数、確認優先度、詳細調査候補、グラフなどをまとめて確認できます。

【ファイル台帳】

スキャンした対象ファイルを一覧で確認できます。

【要確認】

確認優先度が高い・中のファイルをまとめて確認できます。

【重複候補】

同名・同サイズなど、重複の可能性があるファイルを確認できます。

【未更新候補】

長期間更新されていないファイルを確認できます。

【旧形式】

旧形式のAccess・Excel・Word・PowerPointファイルなどを確認できます。

【詳細調査候補】

さらに詳しく確認した方がよいAccess・Excelファイルを確認できます。

【エラー】

情報を取得できなかったファイルなどを確認できます。

【判定ルール】

確認優先度や確認理由に使用した判定ルールを確認できます。

【スキャン設定】

対象フォルダ、実行日時、処理時間、スキャン条件などを確認できます。

レポートにはフィルターや並べ替え機能があり、出力後にExcel上でさらに対象を絞り込んで確認できます。

また、対象フォルダのパスは標準設定で、

【対象ルート】と匿名化して出力します。

対応する場所

通常フォルダだけでなく、以下にも対応しています。

D:\業務データ

D:\

外付けHDD／SSD

\\server\share 形式のネットワーク共有

Cドライブ全体も選択できますが、Windows等の管理領域は標準で除外します。

アクセスできない一部フォルダが存在しても、可能な範囲でスキャンを継続します。

ローカル完結

スキャン対象のファイル内容やファイル一覧を、クラウドサービスや外部APIへ送信しません。

AI不使用／クラウド送信なし／Officeアプリ起動不要です。

対象となる元ファイルの削除・移動・変更も行いません。

Standard版

Standard版では、

・スキャン回数制限なし

・固定ファイル件数上限なし

で利用できます。

※実際の処理時間や扱える規模は、PC性能、ストレージ、ネットワーク、フォルダ構成等によって異なります。

動作環境

Windows 10/8/7

macOS 10.13以降

CPU: 2.4GHz CPU Quad Core

Memory: xxxGB

Graphics: Geforce GTX 750

Storage: xxxGB

動作環境

Windows 64bit環境向けです。

.NET Runtimeを別途インストールする必要がないSelf-contained版を同梱しています。

ZIPファイルを展開後、

「Office業務ファイル棚卸しツール.cmd」

をダブルクリックして起動してください。

ご購入前に

無料のTrial版をご用意しています。

Trial版でも実際のフォルダをスキャンし、Excelレポートまで確認できます。

ご利用環境での動作や出力内容を確認してからStandard版をご検討ください。

Trial版との違い

Trial版は、

・利用3回／1回最大200ファイル

です。

Standard版ではこれらの制限が解除されます。

Access・Excelをさらに詳しく調べたい場合

本ツールは、フォルダ全体から調査対象を探す・絞るためのツールです。

詳細調査候補となったファイルについては、

・Access一次調査レポート作成ツール

・Excel一次調査レポート作成ツール

を使って、さらに詳しい一次調査を行えます。

セット商品もご用意する予定です。

ご注意

本ツールの結果は、業務ファイルの確認を支援するための情報です。

ファイルの必要性、安全性、削除可否、移行可否等を保証するものではありません。

重要なファイルについては、必ず利用者自身で内容をご確認ください。

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