スクールCSスターターキット｜問い合わせ分類・FAQ・返信テンプレ・対応履歴

塾・スクール・教室の問い合わせ対応を、Excel一冊で整理するための実務テンプレートです。

「誰が回答してよいか」「何を確認するか」「いつ責任者へ引き継ぐか」を揃えながら、問い合わせ履歴から繰り返しの多い分類を数え、FAQ候補として見つけやすくします。

返信文だけを集めた素材集ではありません。問い合わせの受付から、分類、期限確認、返信、引き継ぎ、FAQの見直し、集計までを一つの流れで管理できます。

【こんな方に向いています】

- 月10〜100件程度の問い合わせがある塾、スクール、教室

- 複数の担当者で対応し、引き継ぎ漏れや回答のばらつきを減らしたい方

- FAQや返信文を作ったままにせず、根拠・責任者・見直し日も管理したい方

- 高額な顧客管理システムを導入する前に、現在の運用をExcelで整理したい方

- 氏名や決済情報を表へ持ち込まず、ケースIDで安全に記録したい方

月数件だけを一人で処理する場合や、権限管理・同時編集・監査ログ・外部システム連携が必要な大規模運用には向きません。

【主な内容】

全11シート、対応履歴500行、架空サンプル30件を収録しています。

1. 00_はじめに：初期設定、使い方、安全上の注意

2. 01_問い合わせ分類：教育事業向けの分類と回答方針

3. 02_FAQ：質問、回答、根拠、責任者、見直し日の管理

4. 03_返信テンプレート：送信前確認を含む返信文のひな型

5. 04_引き継ぎ基準：責任者へ渡す条件と初動の整理

6. 05_対応履歴：受付から完了まで500行で記録

7. 06_品質チェック：設定漏れや公開前の確認項目

8. 07_マスタ：状態、窓口、担当者、FAQ候補の判定基準などの設定

9. 08_FAQ候補：分類ごとの受付件数からFAQ候補を自動判定

10. 09_ダッシュボード：未完了、期限超過、リスク、分類別件数を集計

11. 10_更新履歴：FAQや返信文の変更内容、理由、承認者を記録

FAQ候補は、指定した件数以上になった分類を「候補」として表示する機能です。FAQ本文を自動作成・自動公開するものではありません。内容と根拠は必ず担当者が確認してください。

【ファイル仕様】

- 形式：Microsoft Excelワークブック（.xlsx）

- マクロ・VBA：なし

- 外部API連携・自動送信：なし

- 対応履歴：500行

- 架空サンプル：30件

- 同梱物：Excel本体、README、利用条件

本商品は .xlsx 形式での利用を前提に作成しています。Googleスプレッドシート、Numbers、LibreOfficeなど、Excel以外のアプリへの取り込み・互換性は未検証です。利用環境によって関数、入力規則、条件付き書式、レイアウトが変わる可能性があります。

【使い始めるまで】

1. 元ファイルを複製して作業用ファイルを作る

2. 架空サンプルを確認し、実運用前に削除する

3. マスタ、問い合わせ分類、引き継ぎ基準を自社用に設定する

4. FAQと返信テンプレートの内容・根拠・承認者を確認する

5. 個人名ではなくケースIDを使って対応履歴を記録する

6. ダッシュボードとFAQ候補を定期的に確認する

【安全に使うための重要事項】

このファイルには、顧客・生徒・保護者を直接特定できる個人情報を記録しないでください。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、会員番号などの代わりに、社内で管理したケースIDを使ってください。

クレジットカード番号、セキュリティコード、口座情報、暗証番号、パスワード、認証コード、本人確認書類などの決済・認証情報は、絶対に入力しないでください。

料金・返金、契約、進路、学習評価、安全、個人情報、クレームなどの最終判断を本商品が行うことはできません。必ず自社の規程、一次資料、責任者の判断に従ってください。

【できないこと】

- 問い合わせへの自動返信・自動送信

- CRM、ヘルプデスク、権限管理システムの代替

- 法律、税務、労務、教育、医療その他の専門的な助言

- 回答内容の正確性や適法性の自動保証

- 売上、対応時間、顧客満足度、解約率などの成果保証

- 購入者ごとの初期設定、データ入力、運用代行

【作成背景】

作成者は、個別指導塾で中学生を中心に英語・数学・国語などを指導した経験が2年、クレジットカードの受電コールセンターで問い合わせ・クレーム対応とSalesforceへの入力を行った経験が1年半あります。

本商品自体の導入実績や改善実績はまだありません。収録データはすべて架空例であり、特定の学校、教室、顧客、事業者とは関係ありません。

【利用範囲】

購入者は、自社または自身の事業内で本商品を編集・複製・社内共有できます。再販売、公開配布、第三者への素材としての譲渡、テンプレート部分を抜き出した再配布はできません。詳しくは同梱の利用条件をご確認ください。

【返品・サポート】

デジタル商品の性質上、購入後のお客様都合による返品・返金はお受けしていません。ただし、販売先の規約および適用法令が優先されます。

ファイル破損または通常利用を妨げる重大な欠陥がある場合は、購入後7日以内に購入先のメッセージ機能からご連絡ください。内容を確認のうえ、交換ファイルまたは修正版を提供します。

操作方法の個別指導、自社用の分類設計、FAQ・返信文の作成、運用代行は商品価格に含まれません。

【カスタマイズ・運用整理】

自社の問い合わせに合わせた分類、FAQ、返信テンプレート、引き継ぎ基準の設計は別途ご相談いただけます。

サービス案内：https://genba-chouhyo-sprint.ryo1145141919.chatgpt.site

購入前に、READMEと利用条件、対応環境、できないことをご確認ください。